Regie houden over tools, kosten en data
"We hebben inmiddels tien AI-tools in de organisatie. Niemand weet precies wat ze kosten, wat ze mogen en welke data ze zien."
Zo hoorden wij het van CIO's die tools zien binnenkomen via teams en abonnementen, niet via inkoop.
Zo werkt deze GripcheckWaarom het nu speelt
Tools komen binnen via teams en creditcards, niet via een inkooptraject.
Daarmee verschuift de vraag van welke tool de beste is naar wie bepaalt wat een tool mag zien en wat het mag kosten.
Wat er misgaat als je het laat liggen
Dubbele licenties voor hetzelfde werk.
Tokenkosten zonder eigenaar.
Data die naar leveranciers loopt zonder afspraak.
Geen uitweg als een leverancier zijn voorwaarden wijzigt.
Wat je overhoudt
Zicht op wat er draait, wat het kost en welke data eruit gaat. Plus een weg terug als dat nodig is.
De Gripcheck
Zo werkt deze Gripcheck
In twee gesprekken brengen we in kaart welke AI-tools er in je organisatie draaien, wat ze kosten en welke data eruit gaat. Je krijgt een overzicht van alle tools, een rapport met een oordeel per thema en een verbeterplan in vaste volgorde: inventariseren welke tools er draaien, vastleggen wat mag en wat het mag kosten, verbruik meten en toewijzen aan een eigenaar en afspraken maken over dataverwerking en exit.
- IntakeEen vragenlijst van twintig minuten. Daarnaast vragen we de lijsten die er al zijn, bij inkoop, finance en IT. Ontbreekt een lijst, dan is dat ook een bevinding.
- Twee gesprekkenEen uur over regie en eigenaarschap, met de opdrachtgever, inkoop en de privacy officer of security officer. Een uur over de praktijk, met de beheerder en de technische leads. Daarin volgen we samen de AI-kosten van één maand.
- RapportAcht tot tien pagina's. Een overzicht van alle tools die we vonden, per thema een oordeel, wat we zagen en hoorden, het risico voor jouw organisatie en waar afspraak en praktijk uit elkaar lopen.
- BesprekingWe lopen het rapport door met de opdrachtgever. De drie acties die het meeste opleveren staan voorop.
Wat we bekijken
Inventaris
- Welke AI-tools er draaien, ook die via teams en creditcards zijn binnengekomen.
- Welke tools hetzelfde werk doen en hoeveel licenties echt worden gebruikt.
- Wie besluit welke tool erin mag, en op welke criteria.
Verbruik
- Of het verbruik zichtbaar is per team of toepassing.
- Of elke kostenpost een eigenaar heeft.
- Wat AI mag kosten en wie het budget heeft.
Data en exit
- Welke data naar welke leverancier gaat en welke afspraak daarover is.
- Hoe je eruit komt als een leverancier zijn prijs of voorwaarden wijzigt.
We kijken naar AI-tools en AI-functies in bestaande pakketten. Andere software nemen we mee als die hetzelfde werk doet. Spelen aanbestedingsregels, verwerking buiten de EU, NIS2 of DORA, dan noemen we dat als aandachtspunt.
Goed om te weten
- Een senior solution architect voert de Gripcheck uit.
- Van jouw kant kost het twintig minuten voor de intake, het verzamelen van bestaande lijsten en twee gesprekken van een uur. Voor kleine organisaties kan het in een gesprek van anderhalf uur.
- We krijgen geen toegang tot je systemen. Wat we zien, laat je zelf zien of stuur je mee.
- Contracten en prijzen behandelen we als vertrouwelijk. In het rapport staan kosten in ordes van grootte, niet per licentie. Overzichten van declaraties vragen we per leverancier, zonder namen van medewerkers.
- Het rapport is geen juridisch, contractueel of compliance-oordeel. We zeggen of er een afspraak met een leverancier is, niet of die goed genoeg is, en vragen wie dat bij jou beoordeelt.
- We gebruiken zelf AI om de gesprekken voor te bereiden en het rapport op te stellen, alleen in tools met een verwerkersovereenkomst. De architect controleert elke bevinding tegen de bron.
- Een gesprek nemen we alleen op met je toestemming. Opnames, aantekeningen en aangeleverde documenten verwijderen we direct na de bespreking of uiterlijk 30 dagen na het gesprek.
Eerste stap
Gripcheck: Review van het toollandschap
Wat er draait, wat het kost en welke data eruit gaat. Met een verbeterplan tegen vaste prijs.